Otomatisasi Perkantoran

1. Pengertian Otomatisasi Perkantoran

     Kata “otomatisasi” berarti penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan manusia. Otomatisasi kantor bisa dikenal dengan “office automation”/OA yaitu pengalihan fungsi manual perlatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis.

    menurut O’brien (1996), otomatisasi kantor merupakan system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, meproses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya di antara individual, grup-grup kerja, dan organisasi.

    Otomatisasi berupaya untuk meraih ekfetifitas dan efisiensi kegiatan perkantoran, dengan adanya perkembangan teknologi informasi menjadi tuntutan untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel. Namun, bukan berarti kebutuhan manual tidak diperlukan dan memangkas tenaga kerja, karena banyak aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.

2. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
   1. Meminimalkan pengeluaran biaya.
   2. Pemecahan masalah kelompok
   3. Pelengkap bukan pengganti
   4. Penggabungan dan penerapan teknologi
   5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
   6. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
   7. Peningkatan komunikasi yang dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan cepat.

3. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
   1. Informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
   2. Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetensi lebih baik.
   3. Komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
   4. Pemecahan masalah kelompok/tim.
   5. Sebagai pelengkap bukan pengganti.
   6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis.
   7. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan.
   8. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan cepat.

4. Pengguna Otomatisasi Perkantoran
1. Manajer : Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Professional : Berperan sebagai penyumbang keahlian khususnya, contoh : pembeli, wiraniaga, asisten staff khusus.
3. Sekretaris : Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telephone, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai Administratif (Clerical Employe) : Melaksanakan tugas untuk tugas sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, dan mengirim surat.
5. Macam-Macam System Otomatisasi Perkantoran
1. System komunikasi elektronik (Electronic Communication System) : merupakan System teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi, contoh : email, voice mail, facsimile, bulletin board system (BBS).
2. System Kolaborasi Elektronik : merupakan penggunaan informasi dan pesan untuk bekerja sama. Contoh : teleconference, telecommuting.
3. System Publikasi Dan Pengolahan Image Elektronik : sebuah system dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Contoh : desktop publishing, electronic document management (EDM), presentasi.
4. System Pengolahan Kantor (Office Management System) : merupakan system kantor yang mendukung untuk mengorganisasikan aktifitas-aktifitas kerja kantor. Contoh : desktop accessories (kalender, jam, notepad, daftar nomor telpon, daftar jam janjian, dll), kalender elektronik untuk mengatur jadwal kerja.
5. System Elektronik Formal : system yang didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis pada seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Contoh SIM (system informasi management).
6. System Elektronik Informal : system yang tidak direncanakan atau tidak diuraikan secara tertulis. System ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi kebutuhannya sendiri.
6. Tahapan Penerapan Otomatisasi Perkantoran
1. Tradisional : penggunaan teknologi utamanya ditunjukkan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas.
2. Transisional : mulai menggunakan proses data secara elektronik seperti penggunaan aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi berbasis komputer.
3. Transformasional : fase integrase informasi dan pematangan konsep informasi resource management (IRC) yang merupakan kovergensi telekomunikasi dan informasi (information and communication technology = ICT).
7. Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
1. Word processing
2. Electronic mail
3. Voice mail
4. Electronic calendaring
5. Audio conferencing
6. Video conferencing
7. Computer conferencing
8. Facsimile transmission
9. Video text
10. Image storage dan retrieval
11. Desktop publishing
12. Spread sheet
8. Faktor-Faktor Yang Mepengaruhi Pemilihan Aplikasi
1. Jenis organisasi : jika seorang manejer di perusahaan dengan suatu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio video.
2. Pilihan organisasi : manejer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan akan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya OA : dibatasi oleh sumber daya yang tersedia dalam perusahaan.
9. Dampak Otomatisasi Perkantoran
1. Dampak terhadap pekerjaan dan pekerja :
   • Perkembangan teknologi mengharuskan karyawan mampu beradaptasi dengan komputer dalam bidang perkantoran dan bersaing dengan baik.
   • Meningkatnya permintaan barang dan jasa akan membutuhkan pekerja professional dan pekerja teknis.
   • Penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manejer, sehingga dibutuhkan manejer untuk meningkatkan kemampuan pegawai.
2. Dampak terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai :
   • Berkurangnya peluang kerja bagi pribadi yang memiliki tingkat pendidikan dibawah standar yang telah ditentukan.
   • Perubahan struktur pekerjaan menyebabakan permintaan terhadap pegawai yang memiliki keterampilan akan meningkat.
   • Penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manejer, sehingga dibutuhkan manejer untuk meningkatkan kemampuan pegawai.
3. Dampak terhadap operasi perusahaan :
Perusahaan mulai memusatkan operasional menggunakan system informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah, dan mengirim data. Hal ini membawa pemikiran baru dalam sturktur usaha dan konsep manejemen.