Kantor Virtual (Virtual Office)

Virtual Office merupakan ruang kerja yang berlokasi didunia internet dengan kata lain tidak mempunyai kantor real/nyata, seseorang dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha. Terdapat definisi lain yang berkaitan dengan Virtual Office :

1. Virtual Organization/organisasi maya adalah seklompok grup, orang, institusi dengan beberapa tujuan yang sama melakukan sharing sumber daya (computer) untuk memenuhi kebutuhan mereka
   
2. Virtual Office merupakan suatu bangunan kantor yang menawarkan beberapa layanan seperti layanan telephone, layanan faks, dan layanan web hosting termasuk penggunaan teknologi komunikasi online. Pengguna dapat mengakses perangkat dari PC, Laptop, PDA, smartphone, dan lain-lain yang dilengkapi web & internet.
   

Virtual Office beranggotakan tim-tim yang saling berkerja sama (tim maya/tim yang terpisah secara geografis), yaitu sekelompok orang yang bekerja diseluruh waktu, ruang, dan dengan batas-batas organisasi yang diperkuat oleh links webs komunikasi teknologi. Anggota tim virtual berkomunikasi secara elektronik, sehingga mungkin tidak pernah bertatap muka, sebagian besar tim akan bertemu pada suatu waktu. Tim ini bisa terdiri dari karyawan yang bekerja dirumah dan kelompok-kelompok kecil dikantor.

1. Tujuan Virtual Office
   1. Mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya
      
   2. Pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik.
      
   3. Membantu pemilik/karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja.
      
   4. Pemilik/karyawan dapat dating dan pergi secara cepat secara virtual/tidak secara fisik.
      


2. Karakteristik Virtual Office
   1. Melintasi batas
      Perubahan lingkungan bisnis menyebabkan perusahaan/organisai untuk lebih fleksibel dalam melakukan kegiatan produksinya sehingga harus menghasilkan produk yang berkualitas & sesuai dengan keinginan penggunanya. Dari hal tersebut dibutuhkan kolaborasi antar organisasi untuk menentukan minat dari pengguna produk.
   2. Berbagi sumber daya (resources)
      Misalnya, toko buku online pustakan yang menjual berbagai macam buku. Pustaka bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk menjual stok yang selanjutnya dijual melalui pustaka. Begitu juga perpustakaan buku secara fisik.
   3. Wilayah yang tersebar
      Misalnya, kita berada di Indonesia dan bekerja pukul 08.00 AM s/d 04.00 PM. Seandainya kita memiliki rekan di Amerika Serikat, saat di Indonesia malam hari, di Amerika Serikat masih siang, dan dapat dilanjutkan untuk pengembangan software.
   4. Anggota tidak tetap
      Seseorang bisa saja berhenti dalam melakukan sharing resource, apalagi ketika tujuan mereka sudah tercapai. Dalam organisasi, selalu muncul tujuan-tujuan baru yang membuat organisasi tersebut tetap ada.


3. Cara Menerapkan Kantor Virtual
   1. Menyediakan sumber daya komputer.
   2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi.
   3. Menyediakan perlengkapan nonkomputer.
   4. Menyiapkan sarana tekephone yang dapat di-foward (dialihkan).
   5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi.
   6. Membuat jadwal pertemuan reguler.
   7. Melaksanakan urutan pekerjaan secara teratur.


4. Keuntungan & kerugian Virtual Office
   1. Keuntungan virtual office
      • Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
        
      • Pengurangan biaya peralatan, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN saling berbagi sumber daya.
        
      • Keryawan dapat bekerja lebih fleksibel dalam menentukan waktu kerja.
        
      • Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam yang tidak memungkinkan pegawai pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat berhenti. Dengan kantor maya, sebagian besar perkerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan tidak terganggu dan listrik tidak padam serta penyedia layanan tidak mengalami kemacetan.
        
      • Banyaj pilihan pekerjaan karena tidak hanya di lingkup nasional bahkan internasional
      • Penghasilan akan tidak terbatas dilakukan dengan serius, bekerja secara online membuat seseorang bisa mendapatkan pemasaran sebanyak mungkin dan honor yang sesuai dengan pekerjaan.
        
      • Bisa bekerja dari rumah membuat seseorang mempunyai waktu luang yang lebih banyak dengan keluarga dimana setiap saat bisa bertemu.
   2. Kerugian virtual office
      • Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
        
      • Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu dan bahwa mungkin menjadi korban pemecatan elektronik.
        
      • Semangat kerja rendah, karena tidak adanya umpan balik positif dari interaksi langsung dari atasan & rekan kerja. Dan gaji telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai ditempat kantor tetap.
        
      • Kesulitan dalam mengelola kinerja tim, karena tidak ada tatap muka sehingga pembentukan susunan kinerja menjadi kendala.
      • Kesalah pahaman dalam komunikasi, tidak ada interaksi sosial untuk menyikapi sebuah masalah.
      • Kesulitan untuk menghubungi anggota lain, pesan yang disampaikan selalu instan dan jarang untuk bertatap muka.
      • Perbedaan zona waktu, sehingga penggunaan waktu diwilayah tertentu harus diperhatikan.