11. LAPORAN

pada tanggal

 



  1. RUANG LINGKUP LAPORAN
    1. Pengertian Laporan
      2.   Secara Umum laporan adalah uraian yang disampaikan dari satu pihak ke pihak lainnya. Secara khusus adalah suatu hal yang dilaporkan dalam kedinasan, hasil kegiatan yang diserahkan dari bawahan kepada pimpinan.
    2. Fungsi Laporan
      1. Pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas
      2. Landasan bagi pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan
      3. Alat untuk melakukan pengawasan
      4. Dokumen bahan studi dan pengalaman bagi orang lain
    3. Macam-Macam Laporan
      1. Berdasarkan Waktu Penyampaian
        • Laporan berkala adalah laporan yang dilaporkan secara periodik/rutin dalam jangka waktu tertentu
        • Laporan insidental adalah laporan yang disampaikan hanya sekali-kali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
      2. Berdasarkan Bentuk
        • Berbentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman biasanya ditunjukkan keluar organisasi.
        • Berbentuk naskah, baik naskah pendek/panjang seperti laporan kegiatan, notulen rapat
        • Berbentuk memo, laporan pendek berisi hal-hal pokok saja & beredar di internal organisasi
        • Berbentuk campuran, gabungan antara bentuk naskah dengan memo/surat. Isinya lebih kompleks sehingga harus dipadukan agar pengkodean bagian-bagiannya lebih mudah.
      3. Berdasarkan Penyampaian
        • Laporan lisan, disebut juga laporan yang dilakukan secara langsung.
        • Laporan tertulis, seperti naska, surat, memo.
        • Laporan visual, adalah laporan yang disampaikan melalui pengelihatan, misalnya dilakukan menggunakan media presentasi.
      4. Berdasarkan Sifat
        • Laporan biasa, isinya tidak bersifat rahasia sehingga jika dibaca orang lain tidak menimbulkan dampak yang negatif.
        • Laporan penting, isinya penting dan rahasia sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.
      5. Berdasarkan Isinya
        • Laporan informatif, isinya hanya berisi informasi saja.
        • Laporan rekomendasi, isinya bersifat penilaian sekilas tanpa ada pembahasan lebih lanjut.
        • Laporan analisis, isinya berupa hasil analisis mendalam.
        • Laporan kelayakan, berisi tentang hasil penentuan kelayakan/pemilihan mana yang terbaik.
        • Laporan pertanggungjawaban, berisi pertanggungjawaban tugas seseorang/kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.
    4. Manfaat Laporan
      1. Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.
      2. Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.
      3. Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.
      4. Menjadi sumber informasi
    5. Ciri-Ciri Laporan
      1. Objektif
        2. Laporan yang dibuat berdasarkan pada kenyataan. Kesimpulan dan saran disertai dengan bukti yang spesifik dan detail, terhindar dari prasangka.
      2. Bahasa Formal
        3. Menggunakan bahasa yang baku dan sesuai dengan kaidah penulisan yang terdapat dalam Ejaan Bahasa Indonesia.
      3. Sistematis
        4. Bagian dari laporan harus disusun berurutan, penulisan judul, subjudul, dll disusun secara teratur dengan perencanaan yang bagus agar mudah dimengerti oleh pembaca.
      4. Ringkas
        5. Isi laporan besifat hal-hal pokok yang diringkas dan dikualifikasi yang mana yang berkaitan dengan kegiatan/tugasnya.
      5. Lengkap
        6. Laporan yang sempurna adalah laporan yang tersusun secara lengkap namun ringkas, untuk menyempurnakan dengan menambahkan daftar pustaka.
  2. SISTEMATIKA LAPORAN
    3. Urutan tata letak dari bagian-bagian yang ada dalam sebuah laporan, laporan yang lengkap harus bisa menjawab semua pertanyaan mengenai 5W+1H
    1. Pendahuluan
      • Latar belakang kegiatan
      • Dasar hukum kegiatan
      • Maksud & tujuan kegiatan
      • Ruang lingkup isi laporan
    2. Isi Laporan
      • Jenis kegiatan
      • Tempat & waktu kegiatan
      • Petugas kegiatan
      • Persiapan & rencana kegiatan
      • Peserta kegiatan
      • Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta/datanya)
      • Kesulitan & hambatan
      • Hasil kegiatan
    3. Penutup
      4. Penutup berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan ditarik dari fakta-fakta dan kebanyakan hubungan logis, adapun saran merupakan langkah/alternatif penyelesaian masalah supaya dapat diatasi sebaik mungkin.
  3. MENULIS LAPORAN
    1. Teknik Menulis Laporan
      • Benar & objektif, ditulis berdasarkan fakta, hasil peninjauan, percobaan, penelitian, dan inspeksi.
      • Jelas, cermat, tepat sasaran.
      • Gaya bahasa ilmiah, tidak berlebihan, disesuaikan dengan pembaca & subjek laporan.
      • Dilengkapi dengan daftar, tabel, bagan, grafik, yang diberi nama penjelasan
    2. Langkah-langkah Menulis Laporan
      • Mempersiapkan laporan serta menentukan tujuan laporan, data, dan pembacanya
      • Menentukan struktur laporan, seleksi data dan pengelompokan topik bahasan.
      • Menulis & menyajikan dengan bahasa yang mudah dimengerti pembaca.
      • Menyempurnakan, membaca, dan memeriksa kembali laporan yang telash dibuat.

Komentar

Posting Komentar