9.A RUANG LINGKUP RAPAT

pada tanggal
  1. Pengertian Rapat
      Rapat (conference/meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting untuk mengambil keputusan dalam memecahkan permasalahan tertentu.  Berikut beberapa pengertian rapat :
    1. KBBI. Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
    2. Cut Rozana. Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
    3. Samsir Rambe. Kumpulan beberapa orang/organisasi yang akan membicarakan suatu masalah/kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati, disetujui bersama.
  2. Jenis-Jenis Rapat
    1. Berdasarkan Tujuannya.
      • Rapat Penjelasan (Information Conference)
        • Rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
      • Rapat Pemecahan Masalah (Problem Solving Conference)
        • Dilaksanakan untuk memecahkan masalah, peran peserta sangat besar untuk memberikan masukkan.
      • Rapat Perundingan (Negotiation Conference)
        • Merundingkan suatu perselisihan/mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.
    2. Berdsarkan Sifatnya.
      • Rapat Formal
        • Rapat yang dilakukan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku.
      • Rapat Informal
        • Dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
      • Rapat Terbuka
        • Dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
      • Rapat Tertutup
        • Diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, pembahasan bersifat rahasia (belum boleh diketahui oleh umum).
    3. Berdasarkan Jangka Waktunya.
      • Rapat Mingguan
        • Rapat yang dilakukan seminggu sekali biasanya masalah-masalah yang bersifat rutin.
      • Rapat Bulanan
        • Biasanya membahas kinerja bulan lalu dan merencanakan program bulan depan.
      • Rapat Semester
        • Dilaksanakan enam bulan sekali, membahas masalah-masalah selama enam yang lalu dan yang akan datang.
      • Rapat Tahunan
        • Bertujuan mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka penjang.
    4. Berdasarkan Frekuensi.
      • Rapat Rutin
        • Rapat yang ditentukan waktunya.
      • Rapat Insidentil
        • Tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal.
    5. Berdasarkan Nama.
      • Rapat Kerja
        • Rapat para karyawan/pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. Bisa disebut juga 'musyawarah kerja'
      • Rapat Dinas
        • Biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan.
    6. Berdasarkan Urgensinya.
      • Rapat Biasa
      • Rapat Penting
    7. Berdasarkan Pesertanya.
      • Rapat Vertikal
        • Peserta rapat adalah atasan dan bawahan
      • Rapat Horizontal
        • Diadakan antara penjabat suatu organisasi/perusahaan sederajat.
  3. Tujuan Rapat
    1. Menyampaikan informasi, jika tidak disampaikan secara langsung dikhawatirkan akan menimbulkan salah persepsi dikalangan pegawai.
    2. Memperoleh ide, pendapat, kritik/saran yang membangun dari anggota rapat. Jika ada masalah yang tergolong berat/sulit dipecahkan, ada baiknya atasan melakukan rapatdan mendengar masukkan dari semua anggota.
    3. Melibatkan beberapa ahli/orang yang memiliki keterampilan tertentu dalam rapat, sehingga diharapkan masalah dalam perusahaan bisa segera diatasi
    4. Melatih kerja sama antara pihak karyawan. Biasanya karyawan akan memikirkan pekerjaannya sendiri, tidak membantu memikirkan masalah perusahaan
  4. Persiapan Rapat
    1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat
    2. Penetapan waktu, tanggal, hari, tahun
    3. Penyediaan tempat, akomodasi dan konsumsi
    4. Pengadaan media/peralatan
  5. Syarat-Syarat Rapat Yang Baik
    1. Suasana Terbuka.
      2. Setiap peserta rapat siap menerima informasi dari siapapun, tidak saling mencurigai (prasangka negatif) antar sesama peserta rapat.
    2. Tidak Ada Monopoli.
      3. Tidak ada yang menindas/ingin menguasai sendiri (demokratis)
    3. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat
      4. Setiap peserta mengambil bagian dalam jalannya rapat, menjadi pendengar/pembicara yang baik.
    4. Bimbingan & Pengawasan Pimpinan.
      5. Ketua/pimpinan rapat harus bisa mengarahkan jalannya rapat dan mengawasi jalannya rapat.
    5. Perdebatan Berdasarkan Argumentasi.
      6. Yang diharapkan dari rapat adalah suatu kebenaran, bukan perselisihan/saling menjatuhkan antar peserta rapat.
    6. Pernyataan Singkat & Jelas.
      7. Pernyataan yang diajukan hendaknya cukup jelas, singkat, padat, dan tepat sasaran sehingga mudah dimengerti
    7. Disiplin Waktu.
      8. Rapat yang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
    8. Ada Kesimpulan.
      9. Ada hasil dari pembahasan bersama.
    9. Acara tersusun rapi dan detail
    10. Waktu tidak terlalu lama

Komentar

Posting Komentar